Sistem Manajemen Perekrutan Karyawan

Karyawan sebagai sumber daya manusia merupakan aset yang paling penting bagi perusahaan. Mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang diharapkan merupakan kunci utama bagi kesuksesan bisnis perusahaan. Manajemen Perekrutan (Recruitment management) adalah salah satu proses dalam Administrasi Personalia (Personnel Administration) pada departemen Human Resource Development (HRD) yang mendukung para pengambil keputusan dalam menentukan sumber daya manusia yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja.

Oleh karena itu, sistem Manajemen Perekrutan ini diharapkan mampu memberikan hal-hal sebagai berikut:
• Merekrut karyawan berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan.
• Meningkatkan jumlah pelamar yang tersedia bagi kebutuhan proses perekrutan karyawan melalui kemampuan pencarian data yang baik.
• Mendefinisikan prosedur perekrutan yang mampu memberikan informasi mengenai pelamar yang memiliki kualifikasi dan kemampuan sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan.
• Menyimpan dan menangani data pelamar yang tidak sesuai untuk suatu lowongan pekerjaan pada saat tertentu, namun memungkinkan untuk ditempatkan pada lowongan pekerjaan lainnya di masa yang akan datang.
• Dapat mengetahui jangka waktu kontrak kerja karyawan subkontrak maupun karyawan percobaan.

Alur Proses
Proses-proses yang terdapat di sistem Manajemen Perekrutan mulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja hingga penerimaan karyawan baru adalah sebagai berikut:
Alur Proses Manajemen Perekrutan

Proses bisnis Manajemen Perekrutan menjelaskan mengenai proses pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, mulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja (man power planning), pendataan dan penyeleksian pelamar hingga penempatan kandidat tersebut ke unit yang membutuhkan.

Pendataan pelamar meliputi data pelamar (personal data), data aplikasi (application data), data tambahan/additional data (pendidikan/education, riwayat pekerjaan/work experiences, kualifikasi/qualification, dan lain-lain) hingga penilaian (appraisal) pelamar.

Proses-proses dalam recruitment management terdiri atas:
• Perencanaan kebutuhan tenaga kerja untuk suatu periode tertentu.
• Pembuatan lowongan kerja.
• Seleksi pelamar eksternal.
• Perpanjangan kontrak karyawan subkontrak dan karyawan percobaan.
• Seleksi pelamar internal.

Deskripsi Umum
• Vacancy atau lowongan kerja adalah suatu posisi yang lowong di suatu perusahaan yang membutuhkan untuk segera diisi dalam batas waktu yang telah ditentukan.
• Advertisement merupakan media untuk mempublikasikan vacancy.
• Initial Data Entry merupakan sistem pendataan pelamar. Secara garis besar, data yang dimasukkan dalam Initial Data Entry ini terdiri atas; Personal Data, Addresses, Additional Data (Background Educations, Training & Courses, Qualifications, Work Experiences, References, Contract Elements, Strength & Challenges), dan Application Data.
• Applicant pool merupakan bank data pelamar di suatu perusahaan. Bank data ini menjadi sarana untuk mencari dan menyeleksi kandidat-kandidat yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan.
• Seorang pelamar dapat di-assign ke satu atau lebih vacancy, namun dalam satu tahapan seleksi hanya satu applicant vacancy assignment yang akan diproses. Status pelamar untuk vacancy assignment ini disebut sebagai vacancy assignment status (VAS), sedangkan status applicant untuk keseluruhan vacancy disebut sebagai overall status (OS). Perubahan pada vacancy assignment status akan diikuti oleh perubahan yang sama pada overall status-nya, namun tidak untuk sebaliknya.

Status pelamar selama menjalani proses perekrutan dapat terdiri atas; hold, in process, rejected, offered contract, hired, dan transferred. Hold menunjukkan status pelamar yang ditangguhkan untuk sementara waktu sampai ada vacancy yang sesuai dengan kriteria yang dimiliki, in process untuk menunjukkan keikutsertaan pelamar dalam tahapan seleksi/test, rejected untuk menunjukkan penolakan pelamar atau offered contract jika sebaliknya, kemudian hired untuk menandai bahwa pelamar tersebut telah diterima menjadi karyawan dan transferred yang menunjukkan bahwa data pelamar sudah ditransfer ke master data karyawan dan pelamar sudah mendapatkan nomor induk karyawan (NIK).

Pustaka
Kunci Sukses Perekrutan Access Oleh Hengky W. Pramana

PENYELESAIAN MASALAH KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN RUMAH SAKIT KEMENTERIAN KESEHATAN

Selasa, 26 April 2011. Dalam sambutannya pada acara rapat yang dihadiri oleh para Direktur SDM Rumah Sakit di lingkungan Kementerian Kesehatan RI, Kepala Biro Kepegawaian menyampaikan bahwa Biro Kepegawaian telah mencoba memberikan pelayanan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi tiap bagian dan berdasarkan Standar Prosedur Operasional (SPO).

Pelayanan dilakukan dengan melihat dari berbagai aspek kepegawaian, mulai dari perencanaan, formasi yang dibutuhkan, bagaimana proses dilakukan mulai dari tingkat biro sampai terakhir. Berbagai cara dilakukan untuk memperbaiki pelayanan, diantaranya dengan menyediakan unit pelayanan terpadu di lantai 5 gedung Prof. Dr. Sujudi untuk mengurangi beban kerja Biro Kepegawaian. Selain itu dilakukan pula penerapan sistem online dalam pengelolaan proses administrasi kepegawaian. Melalui sistem berbasis IT tersebut, proses administrasi kepegawaian mulai usul online yang dilakukan oleh unit kerja baik di kantor pusat maupun UPT di daerah, proses agenda, proses validasi, sampai dengan penerbitan produk administrasi kepegawaian atau permasalahan yang ditemui dapat dilihat di website oleh umum.

Biro Kepagawaian sampai saat ini telah mendapatkan sertifikat ISO untuk 5 kegiatan, yaitu Sistem Kenaikan Pangkat, Kenaikan Jabatan Fungsional, Sistem Rekrutmen PNS, Sistem Rekrutmen PTT dan tata kelola administrasi.

Dalam sambutannya, Bapak Dr. dr. Agus Hadian Rahim, Sp.OT(K), M.Epid, MH.Kes, FICS (Direktur SDM RSHS Bandung) selaku Ketua Asosiasi Direktur SDM Rumah Sakit di Lingkungan Kementerian Kesehatan, mengatakan bahwa inti pertemuan ini adalah dalam rangka silaturahmi pembahasan masalah kepegawaian maupun kendala-kendala yang selama ini ditemui, serta mengkonsultasikan bagaimana penyelesaiannya. Dalam kesempatan lain sekretaris Ditjen Bina Upaya Kesehatan, Kementerian Kesehatan, dr. Kuntjoro Adi Purjanto, SKM, M.Kes, memberikan pengarahan bahwa pelaksanaan administrasi kepegawaian hendaknya berbasis publik, sesuai arahan dari Menteri Kesehatan. Beliau mengusulkan agar direktur-direktur SDM mengakses website Biro Kepegawaian terutama yang berkaitan dengan konsultasi dan “CHATROOM ROPEG” sebagai media berkomunikasi yang efektif dalam rangka pelaksanaan proses administrasi kepegawaian.

Pada kesempatan ini disampaikan oleh Kepala Biro Kepegawaian, sebagai berikut:

1. KEBIJAKAN JABFUNG DOKDIKNIS

Permasalahan tentang penetapan angka kredit yang terlambat dikumpulkan, tidak sesuai dengan batas waktu. Pengajuan untuk jabfung dokdiknis adalah maksimal umur 55 tahun. Jabfung dokdiknis ini menimbulkan banyak protes dan kecemburuan dari para dokter spesialis di Rumah Sakit daerah. Dalam penilaian PAK, harus dilakukan oleh tim yang pangkatnya lebih tinggi dari dokdiknis yang bersangkutan. Selain itu terdapat tim Ad Hoc yang sesuai dengan spesialisasi dokter dalam menilai PAK dokdiknis spesialis. Solusi permasalahan ini yaitu dengan dibentuknya tim penilai Jabfung dokdiknis di Ditjen BUK untuk kelancaran proses Kenaikan Pangkat Jabfung dan tim penilai jabfung di masing – masing Rumah Sakit, selain itu diperlukan pelatihan untuk tim penilai Jabfung Dokdiknis (TOT penilai PAK).

2. PPDS BK

Permasalahan PPDS BK yang ada saat ini yaitu:

1. Terdapat 96 dokter peserta PPDS BK yang sudah lulus, 7 orang telah diangkat dan ditempatkan dan 32 orang yang masih proses. Untuk itu diharapkan secara rutin melaporkan diri ke Biro Kepegawaian apabila sudah selesai pendidikan spesialis, agar dapat ditempatkan sesuai dengan kebutuhan di rumah sakit.
2. Pokja propinsi/kabupaten yang terbentuk masih sedikit.
3. Rekruitmen belum berdasarkan usulan dari pokja propinsi/kabupaten.
4. Data keadaan dan kebutuhan RS perlu update melalui SIMKA.
5. Terdapat gaji dokter bermasalah di RS sebanyak 94 orang.

3. RENCANA SELEKSI DAN RPP TENAGA HONORER

Hal-hal terkait rencana seleksi dan RPP tenaga honorer yaitu:

1. Kriteria tenaga honorer adalah usia minimal 19 tahun.
2. Tenaga honorer yang gajinya dibayarkan oleh APBN atau APBD, dapat diangkat CPNS melalui verifikasi berkas dan kelengkapan berkas.
3. Tenaga honorer yang gajinya dibayarkan di luar APBN atau APBD dilakukan melalui tes seleksi.
4. Rencana perpanjangan pasal 5 PP 43 / 2007 diharapkan dapat diperpanjang sampai dengan tahun 2013

4. PEMBERIAN PENGHARGAAN

Pemberian penghargaan merupakan pengakuan kepada PNS Kemenkes yang berprestasi secara individu. Dimana penghargaan itu sendiri bisa dari Presiden ataupun dari Menteri Kesehatan. Adapun batas usulan penghargaan untuk periode 17 Agustus 2011, usulan diterima Biro Kepegawaian paling lambat 1 April 2011. Permasalahan yang ada biasanya usulan sering terlambat masuk ke Biro Kepegawaian, dan berkas yang masuk ada yang tidak lengkap.

5. PP NOMOR 53 TAHUN 2010 TENTANG DISIPLIN PNS

PP nomor 53 merupakan peraturan yang mengatur tentang kewajiban dan larangan PNS. PP ini lebih ketat dari PP sebelumnya. Terdapat beberapa peraturan yang diperbaharui. Perlu sosialisasi terutama di lingkungan UPT Kemenkes.

Dalam kesempatan berikutnya, Kepala Bagian Mutasi Pegawai menayangkan website baru Biro Kepegawaian dan menjelaskan kebijakan proses administrasi kepegawaian yang dilakukan secara online sesuai SPO Biro Kepegawaian yang telah diterbitkan. Dalam proses administrasi kepegawaian secara online tidak ada surat-menyurat yang berkaitan dengan kekurangan berkas persyaratan suatu proses administrasi kepegawaian. Apabila ada permasalahan, sistem secara otomatis akan menayangkan di website Biro Kepegawaian. Oleh karena itu kepada seluruh pengelola kepegawaian diharapkan terus memantau proses administrasi kepegawaian tersebut melalui website Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI.

Berita ini disiarkan oleh Biro Kepegawaian, Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan RI. Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi nomor telepon: 021-5272002, faks: 021-5681612, atau alamat e-mail info@ropeg-kemenkes.or.id.